Niezależnie od tego czy jesteśmy dopiero na początku swojej drogi zarządzania, czy też przeszliśmy już jej spory kawał, to od czasu do czasu, nachodzi nas refleksja jak być dobrym szefem?
Nie ma tutaj jednej, dobrej odpowiedzi, ponieważ wszystko zależy od tego, jakie wartości wyznajemy i jaki mamy cel do osiągnięcia. Wspólne są za to zasady nawigacji i o nich będę pisać, ponieważ ułatwiają dotarcie do zamierzonego celu i zmniejszają ryzyko zejścia na manowce. Określenie reguł, to podstawa i nie można tutaj zostawać miejsca na domysły. To szef decyduje, na jakie cechy postawić, aby osiągnąć zamierzone cele.
- Od czego zacząć?
- Na jakie cechy/wartości postawić?
- Kiedy najlepiej przekazać taką informację pracownikom?
- W jakiej formie to zrobić?
- Co jeśli stwierdzimy, że trzeba postawić na inne cechy pracownika?
Od czego zacząć?
Na samym początku ustalmy sobie cechy, które będziemy oczekiwać od ludzi, w celu osiągnięcia założonego celu biznesowego. Jest to punkt wyjściowy zaplanowania działań, zarówno motywacyjnych, jak i dyscyplinujących, ponieważ pozytywne będziemy wzmacniać i nagradzać, a negatywne dyscyplinować i karać.
Jeśli jesteśmy szefem wszystkich szefów, to cechy te mogą być uzależnione od działu. W każdym przypadku ważne, żeby ludzie wiedzieli o tym, jakimi zasadami będzie kierował się szef przy ich ocenie. Klarowne zasady pozwalają również na przyszłość uniknąć sytuacji konfliktowych na linii szef – podwładny i pracownik – pracownik. Niestety brak ich sformułowania i jasnego przekazania, zostawia przestrzeń na domysły, które zwykle przejawiają się w przypisywanie szefowi złych intencji.
„Jak się nie wie, czego się chce, to się ma, czego się nie chce„.
Chuck Palahniuk
Jakie są te cechy?
Katalog cech jest otwarty. Ty decydujesz, co Ci jest potrzebne. Poniżej zostały wymienione najczęściej spotykane pozytywne cechy, które mogą być przydatne przy tworzeniu własnej listy:
- realizacja celów handlowych i sprzedażowych,
- zaangażowanie,
- przebojowość,
- odporność na krytykę klientów,
- systematyczność,
- dokładne i terminowe raporty,
- łagodna praca z klientem,
- lojalność (wsparcie w trudnych momentach, optymizm, zaangażowanie),
- samodzielność i inicjatywa w wykonywaniu zadań,
- gotowość do inwestowania swojego prywatnego czasu w rozwój umiejętności zawodowych,
- dyspozycyjność,
- umiejętność ulepszania i organizacji pracy,
a negatywne to:
- narzekanie bez propozycji rozwiązania problemu,
- postawa roszczeniowa,
- niedotrzymywanie ustalonych terminów,
- wywieranie presji na klienta,
- brak współpracy koleżeńskiej i między działami,
- powtarzanie tych samych błędów,
- obsługa klienta poniżej obowiązującego standardu i z pominięciem istniejących procedur.
Kiedy najlepiej przekazać taką informację pracownikom?
Można to zrobić na samym początku, przy obejmowaniu funkcji szefa. Dobrym momentem jest też przyjmowanie kogoś nowego do zespołu. Z pewnością nie powinno się tego łączyć ze spotkaniem z okazji imienin, urodzin czy świąt.
W jakiej formie to zrobić?
Tutaj sprawdza się podstawowa formuła:
Wstęp, np.
Witam mój nowy zespół. Od wczoraj jestem waszym szefem. Podczas tego krótkiego spotkania, przedstawię Wam reguły, jakimi będę kierował się przy ocenie waszej pracy.
lub
Pani/Panie X, witam Panią/Pana w naszym zespole. Wiem, jak trudne są pierwsze dni w nowej pracy. Chcąc Pani/Panu ułatwić ten etap, postanowiłem przedstawić zespół i moje najważniejsze reguły, jakimi będę kierował się przy ocenie pracy. Przy okazji będzie to przypomnienie dla pozostałych członków zespołu.
Rozwinięcie, np.
Naszym głównym celem jest … Przedstawię teraz listę zachowań, za które na pewno będę karał, bo nie wpisują się w cele, które mamy osiągnąć… Zapewniam Was też, że bliższe są mi nagrody niż kary. W związku z tym zamierzam konsekwentnie doceniać kilka ważnych dla mnie postaw …
Zakończenie, np.
To wszystko z mojej strony. Czy wszystko jest dla Was jasne? Czy coś wymaga doprecyzowania?
Krok do przodu
Jeśli chcesz być szefem, który ma czas, to warto już tutaj postawić na cechy wzmacniające zaangażowanie, odpowiedzialność, umiejętność samodzielnego rozwiązywania problemów i stałego wprowadzania rozwiązań ułatwiających pracę
Warto też w trakcie informowania pracowników o swoich regułach połączyć je z wysokimi celami firmy. Niestety większość pracowników nie jest w stanie powiązać swojej codziennej pracy z głównymi celami organizacyjnymi, co jest przyczyną słabego zaangażowania i rotacji w zatrudnieniu.
Co jeśli stwierdzimy, że trzeba postawić na inne cechy pracownika?
Tak jak życie jest podatne na zmiany, tak i nasze wartości też mogą ulegać zmianom. To jest normalne. Trzeba tylko pamiętać o tym, żeby o zmianie własnej hierarchii wartości poinformować swoich pracowników.
Czy to zadziała?
Tak, przez Twoje konsekwentne działanie. To jest fundament do zbudowania zaufania i szacunku, które są konieczne do stworzenia dobrego, trwałego zespołu, któremu chce się chcieć. Pracownicy otrzymali od Ciebie komunikat o cechach, za które będziesz nagradzał lub karał. Twoją rolą jest uważność, obserwacja i nagradzanie za pozytywne, a karanie za negatywne. Jak to zrobić, napiszę w następnym odcinku ?
