W idealnej rzeczywistości każdy pracownik wykonuje swoją pracę z pełnym zaangażowaniem. Powierzone zadania są realizowane na sto procent. Pracownik na każdy nowy temat reaguje entuzjastycznie. Pomysły na usprawnienie pracy sypie jak z rękawa. Współpraca z innymi przebiega płynnie i efektywnie. Jeśli tak jest u Ciebie, to gratuluję. Nie ma potrzeby, abyś ten tekst czytał dalej. Jeśli jednak bywa inaczej i szukasz sposobów na motywację pracowników, to zapraszam do lektury 😊

Motywacja jest siłą napędową ludzkich zachowań i działań. Jest niezbędnym czynnikiem do wzrostu efektywności pracy.

Jest wiele patentów na wzmocnienie motywacji. Czy wszystkie działają? Pewnie, że nie. To tak jakby był jeden lek na wszystko i po sprawie. Dlatego najpierw dobrze jest określić bolączkę, aby dobrać do niej odpowiednie lekarstwo.

Najczęściej spotykam się z trzema obszarami, które szwankują i wymagają środków zaradczych:

  • prawidłowe i terminowe wykonywanie przez pracownika zleconych zadań,
  • zwiększenie jego wydajności,
  • przekonanie go do zmiany sposobu pracy.

To według mnie, najczęściej w tych obszarach, występują narzekacze i maruderzy. Potrafią oni skutecznie osłabiać morale reszty załogi, zniechęcać innych i działać destrukcyjnie na firmę.

Jakie są sposoby motywację?

  1. Zakres obowiązków
  2. Nagradzanie finansowe
  3. Nagradzanie pozapłacowe
  4. Kary
  5. Motywacja błyskawiczna

1. Zakres obowiązków

Może Ci się wydać dziwne, że zaczynam od tego. Uważam jednak, że dobra organizacja pracy to podstawa i Twoja rola szefie. Oczywiście przy rozmowie wstępnej określasz ogólnie obowiązki. Potem ktoś wdraża nową osobę i też jej dodaje. Po kilku miesiącach samo się mniej więcej dookreśla, co pracownik ma robić. Można i tak. Można też przyspieszyć, ulepszyć cały proces już na początku i stworzyć kilkunastopunktowy zakres obowiązków.

Jakie są korzyści z wprowadzenia zakresu obowiązków?

  • pracownik wie czego i w jakich terminach się od niego oczekuje, za co odpowiada,
  • pracodawca wie, z czego może rozliczyć pracownika,
  • jest bazą do oceny pracownika i stosowania systemu korygujących w postaci kar i nagród,
  • jest podstawą do rozmów dyscyplinujących,
  • może być podstawą do sporządzania pisemnych upomnień do akt osobowych; bywają one przydatne przy wypowiedzeniu umowy pracownikowi,
  • jest niezbędną częścią dobrze zorganizowanej firmy.

W zakresie obowiązków zapisujesz, czego konkretnie oczekujesz od pracownika. Masz prawo zawrzeć tam czas reakcji, np. na odpowiedzi mailowe, raportowanie itp. Dobry zakres obowiązków powinien też określać zakres odpowiedzialności i uprawnienia.

Można się też odnieść do istniejących procedur, instrukcji lub standardów obowiązujących w Twojej Firmie. Jeśli takich nie posiadasz, to możesz wpleść, np. standard obsługi klienta w zakres obowiązków.

Dobrze jest w nim zawsze zawrzeć dodatkowy punkt w brzmieniu: Pracownik jest zobowiązany do wykonywania innych poleceń przełożonego. Oczywiście polecenia mogą dotyczyć tylko danego stanowiska pracy lub rodzaju pracy zapisanej w umowie o pracę.

Zdecydowanie wygodniej jest, jak zakres obowiązków nie stanowi integralnej części umowy o pracę. Łatwiej go wtedy zmienić. Nie wymaga wówczas porozumień zmieniających lub w przypadku braku zgody, wręczania wypowiedzeń zmieniających.

Jak stworzyć zakres obowiązków?

Najlepiej zlecić to samemu zainteresowanemu, czyli pracownikowi. Jeśli pracownik pracuje już przynajmniej 2 miesiące, to powinien już poznać zakres swoich prac. Pozwoli Ci to od razu sprawdzić, jak przyjął do siebie powierzone zadania. Czy wszystko zrozumiał, tak jak Ty to widzisz. Sposób ujęcia tematu, ilość punktów też Ci dostarczy informacji o podejściu pracownika do pracy. Obróbka i doprecyzowanie należy do Ciebie.

Drugim sposobem jest podparcie się przykładowym wzorem pod dane stanowisko pracy. Jest takich wiele w Internecie. Pozostanie Ci dostosować tylko pod specyfikę wynikającą z Twojej działalności.

Motywacja pracownika przykład-zakres obowiązków dla pracownika biurowego:

Zakres obowiązków pracownika biurowego

  1. Odbieranie, przełączanie rozmów telefonicznych.
  2. Przyjmowanie i zarządzanie zamówieniami klientów złożonych telefonicznie. Dopilnowanie, aby przesyłki wyszły najpóźniej do 48h od złożenia zamówienia.
  3. Kompletowanie i segregowanie korespondencji firmowej zgodnie z Instrukcją z dn. 01-01-2019 r.
  4. Obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej (także przesyłek kurierskich). Prowadzenie ewidencji przesyłek zgodnie z Instrukcją z dn. 01-01-2019 r.
  5. Prowadzenie i organizacja spotkań firmowych.
  6. Uzupełnianie baz danych zgodnie z Instrukcją z dn. 01-01-2020 r.
  7. Obsługa sprzętów biurowych.
  8. Na bieżąco przygotowywanie umów oraz innych zleconych dokumentów firmowych.
  9. Dbanie o właściwy obieg dokumentów i przepływ informacji wewnątrz firmy, zgodnie z Procedurą z dn. 01-01-2019 r.
  10. Dbanie o bieżące zapotrzebowanie materiałów biurowych. W tym tonerów do drukarek zgodnie z uzgodnioną check listą, sprawdzaną raz w tygodniu.
  11. Organizacja prac związanych z konserwacją (sprzętu, urządzeń, pomieszczeń).
  12. Wykonywanie innych poleceń przełożonego.

Jak często zmieniać zakres obowiązków?

Jest to dokument, który na pewno powinien być aktualizowany. Częstotliwość zależy od Ciebie. Oczywistym jest moment awansu pracownika. Właściwym jest też staż pracy, np. po pół roku lub roku. Dosyć naturalnym jest podwyżka wynagrodzenia, bez znaczenia z czyjej inicjatywy.

Jak przekazać zakres obowiązków?

Przekazując spisany zakres obowiązków najlepiej zrobić to za potwierdzeniem odbioru przez pracownika. Taki dokument trafia do części B akt osobowych.

Jest to doskonała okazja do omówienia go z pracownikiem. Byłoby idealnie, gdybyś dodał, jaki wpływ ma ten zakres obowiązków na pozostałych pracowników. Jak wpływa na produkt czy usługę, którą sprzedajecie. Pokazanie pracownikowi, że jest ważnym ogniwem firmy to dodatkowy sposób na motywację pracownika.

Możesz też przekazać swoje reguły, których będziesz się kierować przy ocenie pracownika. Pisałam o nich w artykule Zasady dobrego szefa.

Wręczenie spisanego zakresu obowiązków sprawdza się przy egzekwowaniu prawidłowego i terminowego wykonywanie zadań. Jak również przy motywowaniu mało wydajnych pracowników.

2. Nagradzanie finansowe

To oczywiście klasyk. Bardzo pożądany. Szkopuł w tym, że tylko przez pracownika. Szef ma na to bardziej chłodne spojrzenie. I cały w tym ambaras, żeby dwoje chciało naraz 😉

Najlepszym rozwiązaniem jest ustalenie wynagrodzenia w systemie mieszanym. Jest to rozwiązanie korzystne zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy.

Bazą jest zwykle płaca zasadnicza, która nie może być niższa niż minimalna krajowa. Wysokość podstawy powinna oczywiście odpowiadać rodzajowi wykonywanej pracy i kwalifikacjom. Powinna też uwzględniać ilość i jakość świadczonej pracy. Tak mówi Kodeks pracy.

Do tego dorzucasz premię uzależnioną od konkretnych parametrów, efektów. Ustalając warunki przyznawania premii, warto zawrzeć to, co dla Ciebie Szefie jest ważne. Wielkość sprzedaży jest bardzo ważna. Nie odzwierciedla jednak jeszcze dobrego wyniku, dochodu, na który składa się więcej czynników.

Aby nie komplikować systemu premiowania, można oprzeć się na kilku, mierzalnych wartościach jak:

– wartość sprzedaży,

– wartość reklamacji,

– korekta o % nieściągniętych należności.

Jeśli zależy Ci na ograniczeniu absencji, to również możesz dodać kolejny parametr. Będzie to maksymalna ilość nieobecności w pracy, która nie pozbawia premii. Urlopu do tego nie wliczasz, bo to przywilej pracownika zagwarantowany przepisami prawa.

Można również skorygować o wartość odpadów, zapasów, itp.

Sposób zapisania warunków premiowania wpływa też na inne świadczenia i wynagrodzenia. Bezpośrednio wpływa na podstawę zasiłkową i wysokość wynagrodzenia urlopowego, co przekłada się koszty firmy. Odpowiednie zapisy pozwalają na optymalizowanie kosztów. Będę o tym pisać więcej.

Nagradzanie finansowe skutecznie wpłynie na egzekwowanie jakości i efektywności pracy.

3. Nagradzanie pozapłacowe

W ramach nagradzania pozapłacowego absolutnym hitem na zmotywowanie pracownika jest … dziękowanie.

Umiejętność dziękowania sprawdza się w każdym stylu zarządzania. Nie tylko skutecznie motywuje do lepszej pracy i zwiększenia lojalności. Dodatkowo wzmacnia samoocenę pracownika. Sprawia też, że to, co się robi, nabiera jeszcze większego sensu. To powoduje, że jest najbardziej efektywną formą motywacji pracowników. Buduje dobre relacje i na dodatek nic nie kosztuje. Więcej na ten temat pisałam w artykule Nagradzanie pracowników.

Z pozapłacowych form nagradzania sprawdzają się również różnego rodzaju benefity, np.:

  • szkolenia,
  • samochód służbowy, telefon,
  • darmowe lub dotowane posiłki,
  • zakup wyrobów/usług firmy po preferencyjnych cenach,
  • prywatna opieka medyczna,
  • karnety sportowe,
  • bilety do kina, teatru, koncerty,
  • dofinansowanie opieki nad dziećmi,
  • spotkania, imprezy integracyjne.

Powyższe benefity możesz sfinansować w 100%. Możesz też tylko dofinansować. Procent dofinansowania zależy od Ciebie.

Z nich możesz wybrać te, które dzięki dofinansowaniu, będą korzystały ze zwolnienia ze składek ZUS lub opodatkowania.

Dodatkowo możesz z nich stworzyć pakiet benefitów. Dzięki temu pracownik sam wybierze, to czego bardziej potrzebuje i co pasuje do niego. Ty uzyskasz idealne narzędzie do motywowania.

Takie rozwiązanie z pewnością też pokaże Cię w dobrym świetle wśród poszukujących pracy.

Co warto wybrać do pakietu pisałam więcej w artykule Benefity dla pracowników.

Pozapłacowe formy nagradzania wpłyną na zwiększenie efektywności pracownika.

4. Kary

Należą do negatywnej motywacji, ale wiesz doskonale, że czasem się po prostu nie da…

Jeśli chodzi o kwestie bezpieczeństwa pracy, to nigdy nie ma się co wahać. Procedury BHP muszą być w firmie wprowadzone i bezwzględnie przestrzegane. Jeśli nie są, to natychmiast powinny być wychwytywane i wprowadzane kary porządkowe. Koniecznie z wpisem do akt osobowych. Tylko to może Cię uchronić przed dotkliwymi konsekwencjami. Zarówno przy kontrolach z Państwowej Inspekcji Pracy, jak i przy poważnym wypadku przy pracy.

Więcej pisałam o tym w artykule Dyscyplinowanie pracowników.

Niektórzy idą dalej. W ramach negatywnej motywacji stwarzają sytuację zagrożenia utraty pracy, degradacji stanowiska itp. Na część pracowników, to z pewnością zadziała, ale na krótko. Taka polityka firmy wpływa na pogorszenie atmosfery pracy, spadek kreatywności, obniżenie samooceny pracownika. Przy pierwszej nadarzającej się okazji, taki pracownik czmychnie do innego pracodawcy. Zwykle potem jeszcze się podzieli opinią o pracodawcy w sieci.

Niestety wprowadzenia terroru w pracy powoduje też osłabienie innych środków motywacyjnych. Dzieje się tak, ponieważ potrzeba bezpieczeństwa posiadania pracy jest zagrożona.

Jeśli jednak Twój pracownik należy do osób, które asekuracyjnie obawiają się otworzyć i podjąć jakieś działania. Lubi swoje ciepełko, choć temperatura nie zawsze mu odpowiada i często lubi sobie ponarzekać. Generalnie jednak nie chce nic zmieniać, tylko utrzymać to, co ma, z obawy przed utratą stanowiska. To ten rodzaj motywacji sprawdzi się u niego. Zadziała zwłaszcza przy egzekwowaniu prawidłowego, terminowego wykonywania zadań. I również przy przekonaniu do zmiany sposobu pracy. To zderzenie z nadchodzącym bólem jest właśnie czynnikiem wyzwalającym do działania.

5. Motywacja Błyskawiczna

Motywację można podzielić na zewnętrzną i wewnętrzną.

Zewnętrzna występuje wtedy, gdy motor do działania pracownika pochodzi spoza niego. Tutaj się stosuje wszelkie metody, tzw. kija i marchewki, czyli kary i nagrody.

Motywacja wewnętrzna opiera się natomiast na osobistych upodobaniach, potrzebach. Ten napęd do działania jest w środku. Motywacja pochodząca od pracownika sprawdza się też na dłużej. Nie tylko od premii do premii. Jest ona dużo skuteczniejsza i mobilizuje do dłuższego działania.

Metoda Motywacji Błyskawicznej jest przykładem niezwykle skutecznej motywacji. Opiera się właśnie na pobudkach wewnętrznych pracownika. Odnalezienie przyczyn samomotywacji pracownika i znalezienie punków stycznych z celami firmy, to prawdziwy majstersztyk. Odpada Ci wówczas cała kwestia częstych rozmów motywacyjnych, korygujących, benefitów itd.

Jak to zrobić, opisuję w przewodniku Motywacja Błyskawiczna w 6 krokach. Metoda ta sprawdza się na każdą bolączkę. Jest środkiem zaradczym na prawidłowe i terminowe wykonywanie zadań. Jak również na zwiększenie wydajności pracownika i przekonanie do zmiany sposobu pracy.


    Czy miewasz problemy ze zmotywowaniem pracowników?
    Zastanawiasz się jak zachęcić do działania?
    Chciałbyś też skutecznie utrzymać motywację na dłużej?

    Jeśli tak, to proponuję Ci wykorzystanie metody MOTYWACJI BŁYSKAWICZNEJ.

    Do pobrania po wypełnieniu formularza.

    akceptuję politykę prywatności