Gdy firma się rozwija, to potrzeba dodatkowych rąk do pracy. W zależności od rodzaju prac i możliwości finansowych możemy zdecydować się na różne formy zatrudnienia. Dla ułatwienia wyboru przybliżę oraz porównam koszty pracowniczych i niepracowniczych form zatrudnienia.
Decydując się na zatrudnienie pracownika dobrze, jest zacząć od przygotowania zakresu obowiązków (pisałam o tym tutaj: Zakres obowiązków). Niech to będzie, chociaż zarys obowiązków. Dzięki temu ustalimy zapotrzebowanie na ilość godzin dziennie lub miesięcznie. Pod to określimy kwalifikacje, umiejętności i doświadczenie, które potencjalny kandydat do pracy musi posiadać. Uświadomienie tego pozwoli nam dobrać odpowiednią formę zatrudnienia i zaoszczędzi później czas na bezowocne poszukiwania i rozmowy kwalifikacyjne. A że czas to pieniądz, to naprawdę warto to zrobić ?
Przyjrzyjmy się jakie formy zatrudnienia i współpracy mamy do wyboru:
- Umowa o pracę
- Umowa zlecenie
- Umowa o dzieło
- Praktyka absolwencka
- Współpraca z freelancerem przez platformę
- Współpraca B2B
- Pracownik tymczasowy
- Wypożyczenie/leasing pracownika
- Wsparcie przez członka najbliższej rodziny
Umowa o pracę
Umowa o pracę jest nadal najpowszechniejszą formą zatrudnienia. Jest też niestety najbardziej sformalizowaną i najdroższą formą współpracy.
Każda ze stron, czyli pracodawca i pracownik, mają swoje prawa, jak i obowiązki. Czy to pracodawca ma więcej praw, czy też pracownik? Tutaj zdania są podzielone, bo jak wiadomo punkt widzenia, zależy od punktu siedzenia ?.
Aby to rozstrzygnąć, należałoby się przyjrzeć przepisom regulującym te wzajemne relacje. A jest ich niemało. Począwszy od Kodeksu pracy, przez wiele ustaw, po rozporządzenia wykonawcze. Regulują one dokumentację pracowniczą, przepisy BHP, choroby zawodowe itd. Do tego dochodzą przepisy systemu ubezpieczeń i zasiłkowe. Ponad 80% z nich chroni pracownika, a nie pracodawcę…
Do minusów trzeba też dołożyć ponoszone koszty już od chwili zatrudnienia pracownika. Są to obowiązkowe badania lekarskie medycyny pracy i szkolenie BHP. Jest to koszt od 150 zł wzwyż. I nikt tego nie wróci, nawet jeśli pracownikowi się odwidzi i po kilku dniach zrezygnuje z pracy 🙁
Później dochodzą comiesięczne ewidencje czasu pracy, listy płac, dokumenty do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS).
I oczywiście płatne urlopy, choroby itd.
Na plus trzeba oddać, że przy umowie o pracę jest najmocniejsze podporządkowanie pracodawcy, co do kierownictwa, narzucenia miejsca i czasu wykonywania pracy. Pracodawca ma również możliwość zabezpieczenia się przez ewentualnymi szkodami ze strony pracownika. Wynika to z kodeksowej odpowiedzialności pracownika za szkodę wyrządzoną pracodawcy. Dodatkowo można też wprowadzić umowę o odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie lub pieniądze oraz umowę o zakazie konkurencji.
Nadal jest to też najbardziej pożądana forma współpracy przez pracowników. Oprócz wspomnianych płatnych urlopów, chorób, opieki, dochodzi okres wypowiedzenia i punkty przy ocenianiu zdolności kredytowej, co zwłaszcza dla młodych pracowników ma znaczenie.
Jak wygląda to od strony kosztowej? Przy umowach o pracę obowiązuje minimalne wynagrodzenie. W 2024 roku będą obowiązywały dwie stawki wynagrodzenia minimalnego. Pierwsza, od stycznia do czerwca, w wysokości 4.242 zł brutto, a druga, od lipca do grudnia, w kwocie 4.300 zł brutto. Zakładając podstawowe koszty uzyskania (250 zł) i potrącania miesięcznie kwoty wolnej (300 zł), brak PPK i innych ulg, wyliczenia w pierwszej połowie roku przedstawiają się następująco:
wynagrodzenie brutto 4.242 zł to dla pracownika wynagrodzenie netto 3.221,98 zł,
a dla pracodawcy obciążenie w wysokości 5.110,76 zł
Jeśli zatrudnimy pracownika na część etatu, to ulega ono proporcjonalnemu zmniejszeniu.
Przyjmując miesięczny wymiar czasu pracy w wysokości 168 godz., wychodzi obciążenie pracodawcy 30,42 zł/godz., a dla pracownika „na rękę” raptem 19,18 zł/godz.
Umowa o pracę sprawdzi się tam, gdzie praca musi być wykonywana w ściśle określonych godzinach i miejscu pracy. Charakteryzuje się narzuconą organizacją i kierownictwem, któremu pracownik musi się podporządkować. W zamian za to pracownik ma zagwarantowany płatny urlop (20/26 dni w roku przy pełnym etacie). Ponadto przez pierwsze 33 dni (lub 14 dni w przypadku osób po 50. roku życia) płatne jest też wynagrodzenie za czas choroby (potem płaci ZUS). Do tego dochodzą jeszcze inne uprawnienia, np. związane z rodzicielstwem.
Przy umowie o pracę najłatwiej uzyskać identyfikowalność pracownika z firmą. Niestety z drugiej strony to właśnie umowa o pracę często zabija w nim proaktywność w wykonywaniu pracy. Jednak przy zastosowaniu odpowiednich sposobów motywacji da się jednak na to wpłynąć (o czym pisałam tutaj: 5 sprawdzonych sposobów na motywowanie pracowników).
Przyjrzymy się teraz bardziej elastycznym formom zatrudnienia:
Umowa zlecenie
Umowa zlecenie jest umową starannego działania. Jej przedmiotem jest wykonywanie określonych czynności przez zleceniobiorcę na rzecz zleceniodawcy. Już za samo staranie, a nie efekt, należy się wynagrodzenie.
Umowa zlecenie należy do umów cywilnoprawnych, ponieważ regulowana jest Kodeksem cywilnym. Teoretycznie powinna tutaj obowiązywać zasada swobody zawierania umów. Niestety od kilku lat ta swoboda jest mocno ograniczana.
Po pierwsze, w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa i higieny pracy należy stosować przepisy Kodeksu pracy.
Po drugie, obowiązuje minimalna stawka godzinowa, która w 2024 r. też będzie wzrastać w trakcie roku: od stycznia do czerwca będzie to 27,70 zł brutto, a od lipca do grudnia 28,10 zł brutto. Jeśli do tego dołożymy składki na ubezpieczenie społeczne to, robi się kwota ok. 30 zł faktycznego kosztu za godzinę pracy.
Po trzecie, zleceniodawca musi posiadać od zleceniobiorcy ewidencję przepracowanych godzin.
I oczywiście trzeba bardzo uważać na same zapisy umowy, ponieważ Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) i ZUS skwapliwie to sprawdzają. Jeśli w trakcie kontroli natrafią na zapisy w umowie o narzucaniu miejsca, czasu i kierownictwa, to traktują umowę zlecenie jak umowę o pracę. Wówczas mogą nałożyć karę grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł. Do tego dochodzi nakaz naliczenia składek, wypłaty wynagrodzenia za należny urlop itd.
Na plus dla zleceniodawcy to niewątpliwie brak konieczności udzielania płatnego urlopu. Choć jeśli strony się umówią, można wprowadzić to do umowy zlecenie.
Przedsiębiorca nie płaci też za chorobowe. Jeśli zleceniobiorca będzie chciał, to sam można go zgłosić do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego, którą to składkę sam sobie finansuje. Zasiłek choroby wypłaca wówczas ZUS.
Od strony kosztowej umowa zlecenie przedstawia się następująco, zakładając:
– przystąpienie przez zleceniobiorcę do ubezpieczeń społecznych, łącznie z dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym,
– 20% kosztów uzyskania przychodów,
– rozliczenie kwoty wolnej już w miesięcznej zaliczce na podatek – po złożeniu zleceniodawcy PIT-2(9):
porównując wynagrodzenie brutto 4.242 zł, to dla zleceniobiorcy wynagrodzenie netto 3.065,56 zł,
a dla zleceniodawcy obciążenie w wysokości 5.110,76 zł
Trzeba zaznaczyć, że dopiero od tego roku zleceniobiorcy mają możliwość skorzystania z kwoty wolnej już w trakcie roku. Wcześniej, aby odzyskać 3.600 zł podatku musieli czekać do rozliczenia rocznego.
Jeśli chodzi o obciążenia składkowe wpłacane do ZUS-u, to czasem można ich uniknąć i powyższe obciążenie robi się niższe. Jest tak w przypadku osób uczących się lub zbiegu innych tytułów do ubezpieczeń:
1) umowy zlecenie ze studentem lub osobą uczącą się w wieku do 26 lat – nie ma żadnych składek, czyli za godzinę pracy przy minimalnej stawce za godzinę w pierwszej połowie roku będzie to:
brutto 27,70 zł, to dla zleceniobiorcy też netto 27,70 zł, a zleceniodawcy także koszt 27,70 zł
2) umowa zlecenie z osobą zatrudnioną u innego pracodawcy, u którego ma wynagrodzenie brutto w wysokości przynajmniej wynagrodzenia minimalnego, czyli 4.242/4.300 zł brutto – wystąpi tylko składka zdrowotna, co oznacza, za godzinę pracy przy minimalnej stawce będzie to:
brutto 27,70 zł, to dla zleceniobiorcy netto 22,56 zł, a zleceniodawcy koszt 27,70 zł
3) umowa zlecenie z osobą, która ma już inne umowy zlecenie – trzeba sprawdzać co miesiąc wysokość wynagrodzenia z tych umów, kolejna powyżej kwoty 4.242/4.300 brutto będzie oskładkowana tylko ubezpieczeniem zdrowotnym.
Trzeba zaznaczyć, że przepisy Ustawy o systemie ubezpieczeń są dość zawiłe, więc nietrudno wpaść w pułapki, które potem są wykorzystywane w trakcie kontroli przez pracowników ZUS ☹
Z ciekawostek, jako jedyna z umów cywilnoprawnych, umowa zlecenie może być też świadczona bez wynagrodzenia.
Po umowę zlecenia warto sięgnąć, gdy zlecone czynności mogą być świadczone w dowolnych godzinach, miejscu i w miarę samodzielnie przez zleceniobiorcę. Sprawdzi się również wtedy, gdy nie mamy pewności co ilości godzin, które możemy podzlecić. W tej formie współpracy nie występuje płatny urlop czy płatne chorobowe.
Najczęściej jest stosowana w stosunku do osób uczących się i pracujących w innym miejscu, a chcących dodatkowo dorobić. Wówczas występują niskie koszty zatrudnienia.
Umowa o dzieło
Umowa o dzieło to również umowa cywilnoprawna regulowana przepisami Kodeksu cywilnego. W ramach niej wykonawca zobowiązuje się wykonać określone dzieło na rzecz zamawiającego. Może to być stworzenie rzeczy, projektu, przeprowadzenia wykładu itp.
Umowa o dzieło jest, tzw. umową rezultatu, co oznacza, że warunkiem otrzymania wynagrodzenia jest jego wykonanie w sposób prawidłowy i zgodny z zamówieniem. Wykonawca dzieła nie musi go robić samodzielnie ani nie podlega poleceniom zamawiającego.
Koszt takiego zatrudnienia jest najmniejszy, ponieważ nie występują tutaj składki ZUS (chyba, że umowa o dzieło będzie zawarta z własnym pracownikiem, to wystąpi pełne oskładkowanie).
Nie ma tutaj odgórnej, minimalnej stawki. Założeniem do wyliczeń są podstawowe koszty uzyskania przychodów w wysokości 20% oraz również złożony PIT-2(9) i rozliczani kwoty wolnej w trakcie roku. Przyrównując do kwoty 3.490 zł wyliczenia przedstawiają się następująco:
wynagrodzenie brutto 4.242 zł to dla wykonawcy dzieła netto 4.135 zł,
a dla zamawiającego obciążenie w wysokości 4.242 zł
Przy niektórych umowach można zastosować podwyższone koszty uzyskania przychodów w wysokości 50% (do limitu dochodu w wysokości 120.000 zł w roku). Ten przywilej jest zarezerwowany dla twórców, którzy przekazują w umowie prawa autorskie. Nie mają one jednak wpływu na obciążenie zamawiającego dzieło, a jedynie na zarobek wykonawcy.
Ale i tu jest ograniczana swoboda. Od kilku lat ZUS kwestionuje większość umów o dzieło, uznając je w najlepszym razie za umowy zlecenie i oczywiście je oskładkowuje wstecz. Od 01.01.2021 r. wszystkie umowy o dzieło muszą być zgłaszane do ZUS-u na formularzu RUD. Niewątpliwie ułatwi to przeprowadzanie kontroli… ☹
Podsumowując, jest to jedna z tańszych form współpracy, ponieważ nie występuje obciążenie składkami ZUS. Niestety da się ją zastosować do wąskiej grupy prac. Nie ma tutaj też kierownictwa nad osobą wykonującą dzieło.
Umowa o praktykę absolwencką
Może być zawarta z osobą, która ukończyła co najmniej gimnazjum i w dniu rozpoczęcia praktyki nie skończyła 30. roku życia. Praktyka odbywana jest na podstawie pisemnej umowy, która może trwać maksymalnie przez 3 miesiące u jednego pracodawcy.
Co do bezpieczeństwa i higieny pracy oraz równego traktowania, czasu pracy i prawa do odpoczynku stosowane są przepisy Kodeksu pracy.
Nie ma tutaj minimalnej stawki wynagrodzenia. Jest za to maksymalna i wynosi ona 8.484 zł brutto na miesiąc od stycznia do czerwca, a 8.600 zł brutto od lipca do grudnia 2023 r.
Niewątpliwym plusem jest też brak składek ZUS.
Od 2021 r. forma ta też korzysta z ulgi dla młodych, czyli do ukończenia 26. roku życia nie jest odprowadzana zaliczka na podatek dochodowy, czyli:
wynagrodzenie brutto 4.242 zł to dla praktykanta do 26.roku życia również 4.242 zł i dla pracodawcy obciążenie też w wysokości 4.242 zł.
Jeśli chcemy współpracować z młodą osobą, która nie ma jeszcze doświadczenia w pracy, to zawsze warto najpierw sięgnąć po umowę o praktykę absolwencką. Jest idealnym rozwiązaniem dla osób, które dopiero wchodzą na ścieżkę zawodową i potrzebują trochę czasu, aby wejść w ramy organizacyjne firmy. Pracodawcy daje akurat czas, aby sprawdzić taką osobę i przygotować do pracy w innych strukturach niż szkolne czy akademickie.
Współpraca z freelancerem przez platformę
Freelancer, czyli z ang. wolny strzelec, to osoba, która wykonuje na zlecenie wyznaczone zadanie. Zwykle zlecone zadania dotyczą pracy grafika, programisty, marketingowca, tłumacza, copywritera lub prace biurowe, ale ten katalog się stale powiększa.
Jest kilkanaście platform, które ułatwiają zlecenie pracy freelancerom i jej rozliczenie, np. https://useme.com/pl/ Nie obchodzi Cię zawieranie umów, obliczanie składek, podatku itd. Wybierasz rodzaj zadania, które chcesz zlecić, sprawdzasz portfolio i rekomendacje osób, które mogą to wykonać i zlecasz zadanie. Po wykonaniu prac dostajesz fakturę VAT. Proste i wygodne.
To idealne rozwiązanie do oddelegowania części prac. Brak biurokratycznych obowiązków, umów, ZUS-ów, itd.
Współpraca B2B
Współpraca B2B to skrót z ang. business-to-business opiera się na zawarciu umowy zlecenia pomiędzy dwoma firmami. Przyrównując ją do umowy o pracę, z jednej strony występuje firma „pracodawca”, a z drugiej firma „pracownik”.
Firma „pracownik” ma zwykle założoną jednoosobową działalność gospodarczą, czyli jest samozatrudnionym u siebie. Dzięki temu „pracownik” otrzymuje większą autonomię niż pracownik na etacie. Jest zmotywowany do osiągania wyższych zarobków i rozwoju własnej działalności. Ma też bezpośredni wpływ na poziom płaconych przez siebie podatków i składek.
W związku z tym omija Cię kwestia ZUS, BHP i całej biurokracji. Ty dostajesz tylko fakturę.
Przy zawarciu umowy trzeba zwrócić uwagę na zapisy o odpowiedzialności wobec osób trzecich za wykonywane czynności i ich rezultat oraz ponoszenie ryzyka gospodarczego związanego z prowadzoną działalnością. Wykonywanie działalności nie może być też pod kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez zlecającego, ponieważ taka współpraca może być uznana za stosunek pracy. Stawka wynagrodzenia za godzinę nie może być niższa niż 27,70 zł brutto w pierwszej połowie roku i 28,10 zł w drugiej.
Współpraca B2B może być idealnym rozwiązaniem win-win. Jest jeden warunek, obie strony muszą tego chcieć. Jeśli jest to wymuszone przez którąś ze stron, to zawsze będzie coś nie tak, bo będzie to substytut umowy o pracę.
Pracownik tymczasowy
Pracownik tymczasowy jest zatrudniony w agencji pracy tymczasowej. Następnie jest kierowany do pracy do pracodawcy, który go potrzebuje.
Występują tutaj trzy strony: pracownik tymczasowy, agencja pracy tymczasowej i pracodawca użytkownik. Całość dokumentacji, naliczania i wypłaty wynagrodzeń, rozliczeń z urzędem skarbowym i ZUS-em spoczywa po stronie agencji.
Pracodawca użytkownik ma zapewnić szkolenie BHP, napoje i posiłki profilaktyczne, odzież i obuwie ochronne, środki ochrony osobistej (jeśli wymaga tego charakter pracy) oraz oczywiście bezpieczne i higieniczne warunki pracy. W umowie z agencją jest też zwykle zapis o prowadzeniu ewidencji czasu i przekazywanie jej następnie do agencji.
Przy pracy tymczasowej występuje limit czasu, podczas którego pracodawca użytkownik może korzystać z pracy tego samego pracownika tymczasowego. Wynosi on łącznie 18 miesięcy w okresie obejmującym 36 kolejnych miesięcy.
Podsumowując, pracownik tymczasowy, sprawdza się w przypadku trudności z rekrutacją nowych pracowników, okresowych zwolnień lekarskich obecnej załogi, pracą sezonową. Niektórzy korzystają też z usług agencji przy zatrudnianiu cudzoziemców, aby zdjąć z siebie związany z tym ciężar biurokracji.
Wypożyczenie/leasing pracownika
Wypożyczenie pracownika zwane jest również leasingiem pracowniczym. Polega na okresowym wypożyczeniu swojego pracownika do pracy u innego pracodawcy.
Występują tutaj cztery czynności prawne:
– zatrudnienie pracownika przez „pracodawcę-leasingodawcę”,
– porozumienie między „pracodawcą-leasingodawcą” a „pracodawcą-leasingobiorcą”,
– porozumienie między „pracodawcą-leasingodawcą” ze swoim pracownikiem i udzielenie mu urlopu bezpłatnego w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy na ustalony okres,
– umowa o pracę między pracownikiem a „pracodawcą-leasingobiorcą”.
Trudno tutaj mówić o oszczędnościach biurokratycznych. Ten swoisty łańcuch prawny jest często wykorzystywany przez agencje pracy tymczasowej. Stosują go, kiedy kończy się 18-miesięczny maksymalny dla nich okres pracy tymczasowej. Bywa też wykorzystywany w firmach powiązanych, którym zależy, aby wykorzystać wiedzę i doświadczenie swoich pracownikach w ramach grupy kapitałowej.
Wsparcie przez członka najbliższej rodziny, czyli osoba współpracująca
Z uwagi na to, że współpracę tę determinuje ZUS, to posłużę się tutaj definicją osoby współpracującej z Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych:
osobą współpracującą z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą jest:
– małżonek,
– dziecko własne, dziecko przysposobione,
– rodzic, macocha i ojczym,
– osoba przysposabiająca,
jeżeli pozostaje z przedsiębiorcą we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracuje z nią przy prowadzeniu działalności.
Z uwagi na powyższe, niezależnie od tego, czy zawrzemy umowę o pracę, np. z wynagrodzeniem minimalnym, to osoba współpracująca będzie miała takie same składki społeczne i Fundusz Pracy jak przedsiębiorca na pełnych składkach (1.600,32 zł) oraz zdrowotne 524,33 zł, czyli 2.124,65 zł (z dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym).
Przy czym częściowo będą one kosztem przedsiębiorcy w wysokości 1.600,32 zł (składki społeczne i Fundusz Pracy). Niestety składka zdrowotna nie będzie już odliczona od podatku.
I na tym można poprzestać lub zawrzeć z członkiem rodziny umowę o pracę.
Umowa o pracę da członkowi rodziny poczucie realizacji swojej drogi zawodowej, które będzie mógł zaprezentować w swoim CV. Pozwoli też na własny, oficjalny zarobek, który będzie mógł być rozliczony w zeznaniu rocznym, włącznie z możliwością skorzystania z ulg. Będzie też podstawą do obliczenia zdolności kredytowej przy chęci wzięcia kredytu czy pożyczki. Pozwoli też nabywać staż, np. do urlopu.
Nie zmienia to faktu, że dla ZUS-u nadal pozostanie osobą współpracującą bez tak szerokich praw, jak pracownik. Będzie miała prawa, ale takie jak przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą, czyli obarczone wieloma ograniczeniami, np. okresami wyczekiwania do zasiłku chorobowego, prawo do wychowawczego po 6 miesiącach itd. Tych pułapek jest wiele i na każdym kroku. Warto zawczasu przeanalizować drogę do ewentualnych świadczeń z ZUS-u, aby nie być nieprzyjemnie zaskoczonym odmową zasiłku.
Na plus, to, że od 2019 r. wreszcie przedsiębiorca może ująć wynagrodzenie osoby współpracującej w koszty działalności.
Obciążenie przy osobie współpracującej:
bez umowy o pracę, to tylko składki w wysokości 2.124,65 zł
z umową to, np. kwota brutto 4.242 zł to dla osoby współpracującej 4.063 zł,
i dla pracodawcy obciążenie w wysokości 6.366,65 zł (4.242 zł + składki 2.124,65 zł)
Kwoty może nie są niskie, ale za to zostają w rodzinie 😉
Dostosowanie formy zatrudnienia przekłada się na konkurencyjność firmy zarówno pod względem finansowym, jak i wizerunkowym.
Dobrze skrojona umowa pozwoli wyzwolić we współpracowniku, to co najlepsze i z drugiej strony nie obciąży nas nadmierną biurokracją oraz kosztami.
Warto spróbować różnych form zatrudnienia. Jeśli tylko jest możliwe, to można zacząć od umowy o praktykę absolwencką lub umowy zlecenie, a później zdecydować się na umowę o pracę.
Czasem u zaufanego, sprawdzonego pracownika następują życiowe zmiany, kiedy łatwiej mu będzie godzić pracę w formule B2B.
Tak to wygląda w 2024 roku. W wyliczeniach pominęłam nowe ulgi wprowadzone przepisami tzw. Polskiego Ładu jak ulga na powrót, ulga dla rodzin 4+ czy ulga dla pracujących seniorów. Dla chętnych odsyłam do PITu-2(9), w którym można ujrzeć pełną paletę możliwości, aż oczopląsu można dostać 😉
Na pewno korzystną zmianą jest możliwość rozliczenia kwoty wolnej w trakcie roku nie tylko z umów o pracę, ale i umów zlecenia i dzieła. Dzięki temu wszyscy pracujący, niezależnie od formy zatrudnienia, mają możliwość niepłacenia podatku do kwoty 30.000 zł dochodu.
