Czy dobry szef może dyscyplinować i karać? Dobry szef to skuteczny szef, który nie tylko może, ale musi korygować niepożądane zachowania pracownika.
Brak zdecydowanej reakcji powoduje tylko narastanie problemów, które prędzej czy później, wracają na biurko szefa i w efekcie obciążają całą firmę.
- Po co dyscyplinować pracownika?
- Jak przeprowadzić rozmowę dyscyplinującą?
- Jakie kary stosować?
- Czy karanie ma sens?
Dyscyplinowanie i karanie pracownika może brzmi na pierwszy rzut oka dość archaicznie. Jednak w firmie, w której zatrudniane są osoby w różnym wieku, doświadczeniem zawodowym i wiedzą, to jest to konieczny sposób korygowania i ulepszania działania firmy. W pierwszej części artykułu pisałam o określeniu reguł dobrej współpracy. Pracownicy wiedzą, czego można się spodziewać. Więc czas na konsekwentne działanie szefa.
„Szaleństwem jest robić wciąż to samo i oczekiwać różnych rezultatów”.
Albert Einstein
Po co dyscyplinować pracownika?
Karanie nie jest przyjemne dla obu stron, ale potrzebne, ponieważ kształtuje szacunek w relacji szef-podwładny, pozwala eliminować błędy organizacyjne i rozwijać, zarówno pracownika, jak i firmę.
Czasem jest tak, że pracownik nie chce się rozwijać, więc lepiej o tym dowiedzieć się jak najwcześniej. Rozmowa w trakcie nakładania kary i późniejsza obserwacja pracownika da nam dużo informacji na ten temat.
Jak przeprowadzić rozmowę dyscyplinującą?
Często przy takich sytuacjach towarzyszy nam nadmiar emocji złości, gniewu… no po prostu szlag nas trafia. Dobrze jest mieć przygotowany w głowie gotowy scenariusz rozmowy i przeprowadzić ją według kilku punktów. Rozmowa dyscyplinująca powinna być przeprowadzona w cztery oczy. Poniżej przykład:
Na początku zatrudnienia pan Kaziu został poinformowany przez szefa, że spóźnienia nie są tolerowane w firmie, ponieważ zaburzają pracę. Po miesiącu pracy pan Kaziu zaczął niepunktualnie stawiać się do pracy.
Wezwanie pracownika na spotkania w celu ukarania. Nie ma co tutaj owijać w bawełnę i robić podchody. Pracownik musi wiedzieć, po co został wezwany. Zaraz na początku rozmowy dobrze jest sprecyzować, za co konkretnie będzie ukarany i którą z naszych reguł lub obowiązujących procedur naruszył.
Panie Kazimierzu, proszę przyjść do mnie do gabinetu. Wezwałem Pana, aby ukarać za złamanie porządku pracy. Już po raz drugi w tym miesiącu spóźnił się pan do pracy. Przy zatrudnianiu powiedziałem, że takie zachowanie u nas nie jest tolerowane.
W rozwinięciu rozmowy dobrze jest wskazać skutek tego zachowania lub zaniechania. Czasem pracownik nie widzi zagrożonych interesów firmy, kosztów czy też innych, dalszych konsekwencji swojego działania.
Doskonale Pan wie, że wzorcowa obsługa klientów jest priorytetem. Pana nieobecność na stanowisku pracy od godziny ósmej naraża firmę na brak obsługi części klientów i brak wymiany informacji między pracownikami, co jest kluczowe na pana odcinku pracy.
Na tym etapie może już dojść do nałożenia kary.
Dlatego przypominam Panu, że takie zachowanie nie jest u nas tolerowane. Jeśli w przyszłości nie będzie Pan punktualnie na stanowisku pracy, to otrzyma pan karę porządkową. Przypomnę, że zgodnie z obowiązującym regulaminem, w przypadku wystąpienia kary porządkowej, będzie pan pozbawiony miesięcznej premii.
O karach porządkowych, regulaminach będę pisać w kolejnych odcinkach.
Teraz jest możliwość przedstawienia swojego stanowiska, obrony przez pracownika.
Teraz słucham pana. Czy chce pan coś dodać?
Tutaj możemy usłyszeć o różnych historiach z prozy życia codziennego.
Jeśli uważamy, że w jakimś względzie są one racjonalne, to możemy zaproponować spotkanie na ten temat w uzgodnionym, późniejszym terminie. Tematem dzisiejszego spotkania było zdyscyplinowanie/ukaranie, a nie poprawianie organizacji firmy.
Proszę się zastanowić i zaproponować rozwiązanie tej sytuacji. Jeżeli będzie Pan chciał to skonsultować, to zapraszam na oddzielne spotkanie.
Gdyby przyczyną spóźnień były poranne korki na drogach, to w tym przypadku można rozważyć inne godziny pracy dla pracownika. Pracownik powinien wówczas złożyć wniosek o indywidualny rozkład czasu pracy. Mogłoby to okazać się z pożytkiem dla firmy, ponieważ firma mogłaby być dłużej otwarta dla klientów.
W podsumowaniu rozmowy dobrze jest:
- przypomnieć, że w przypadku kolejnej takiej sytuacji konsekwencje będą bardziej radykalne,
- jeśli jest to możliwe, to należałoby zobowiązać pracownika do naprawy swojego błędu oraz zobowiązać do powiadomienia o realizacji tego zadania i na tym zakończyć spotkanie.
Przypominam, że niedostosowanie się do reguł obowiązujących w firmie, będzie skutkować zakończeniem współpracy. To już wszystko. Dziękuję.
Jakie kary stosować?
Skoro wiemy już jak, przeprowadzić rozmowę dyscyplinującą, to dobrze byłoby zawczasu opracować sobie gradację kar. Wszystko oczywiście zależy od stopnia przewinienia.
W przypadku zachowania łamiącego zasady bezpieczeństwa i higieny pracy to najwłaściwsze są kary porządkowe z kodeksu pracy, a więc upomnienia, nagany. Chodzi tutaj o możliwość pozostawienia w aktach osobowych informacji na ten temat, na wypadek powtórzenia zdarzenia i konieczności wyciągnięcia dalszych konsekwencji, z rozwiązaniem umowy o pracę włącznie. Takie działanie ze strony pracodawcy daje jasny przekaz, że tego typu zachowania nie będą pobłażane, ponieważ stwarzają ryzyko dla samego pracownika, pozostałych współpracowników i działają na niekorzyść firmy (wizerunkowy, kontrole, wzrost stawki na ubezpieczenie wypadkowe).
W przypadku innych przewinień, np. spóźnienia do pracy, braku terminowości w oddawaniu raportów, braku współpracy między działami lub pracownikami, łamaniu istniejących procedur, zapominaniu poleceń służbowych, itp. dobrze jest ustalenie własnego katalogu kar, np.:
- przy pierwszym przewinieniu – ustne upomnienie, czyli rozmowa z szefem, w której czasie informujemy pracownika o swoim niezadowoleniu, złamaniu zasady/procedury, przypomnienie o obowiązujących zasadach w firmie i oceny pracownika,
- przy drugim przewinieniu – rozmowa dyscyplinująca wraz z nałożeniem zwiększonej kontroli (szczegółowe raportowanie pracy) i dodatkowej pracy, jeśli jest możliwość, to czasowe odebranie przywilejów, np. zmiana laptopa na gorszy, zabranie samochodu firmowego na weekendy, niższy limit na delegacje, telefony;
- przy trzecim przewinieniu – ograniczenie kompetencji i dołożenie nielubianej pracy (archiwizacja dokumentów, porządki w magazynie, itp.); jeśli nie ma takiej możliwości, to nałożenie kar regulaminowych (o nich więcej poniżej),
- dalsza recydywa w postępowaniu – nałożenie kar porządkowych, brak premii, rozważenie zwolnienia z pracy;
Czy karanie ma sens?
Jeśli chcemy, aby firma się rozwijała i to bez naszego stałego sterowania, to naszym obowiązkiem jest korygowanie działań niepożądanych, a wzmacnianie właściwych. Rozmowy dyscyplinujące i karanie, to najlepsze narzędzia do tego. Katalog kar jest otwarty. Trzeba jednak uważać, żeby nie zakrawały one o mobbing, o którym będę pisać w kolejnych odcinkach. Dobrym rozwiązaniem jest wprowadzenie regulaminu pracy i wynagradzania, nawet w mniejszych firmach. Kary regulaminowe, skutecznie poszerzają nam katalog kar porządkowych z kodeksu pracy.